Situering
Vorig jaar sloeg men ons van alle klanten om de oren met de GDPR-wetgeving. Maar in 2018 werd de Europese regelgeving aangaande het UBO-register eveneens van kracht. Iets wat veel minder in de actualiteit aan bod kwam. Het niet naleven van deze regel kan u 250 tot 50.000 euro boete opleveren. En het gaat wel degelijk om u en niet om uw coöperatie. De bestuurders worden aansprakelijk gesteld voor het niet naleven.
De deadline van 30 maart 2019 om u in regel te stellen komt steeds dichter bij. Hoog tijd om in actie te schieten!
Wat is een UBO?
De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel de Uiteindelijke begunstigde of belanghebbende van uw coöperatie. We schrijven coöperatie, maar in de wet heeft men het over alle rechtspersonen (vennootschappen, vzw’s en stichtingen). Doel van het centraal register is om de witwasfraude verder te bestrijden.
Wie vult het register in?
Het is de taak van de coöperatie om haar UBO’s op te nemen in het centraal register. Om te registeren heeft diegene die registreert een kaartlezer, eID-kaart, commercieel certificaat (Isabel) of de app Itsme nodig om zich aan te melden.
De registratie kan gebeuren door:
- de wettelijke vertegenwoordiger zelf (bestuurder of wettelijke vertegenwoordiger van de coöperatie);
- een intern medewerker die volmacht kreeg door de wettelijke vertegenwoordiger;
- een externe (bvb. uw extern boekhoudadviseur), die van de wettelijke vertegenwoordiger een volmacht krijgt.
De volmacht moet eveneens elektronisch gegeven worden via een kaartlezer of Itsme.
Wie is allemaal een uiteindelijke begunstigde van uw coöperatie?
- In uw coöperatie is iedereen die meer dan 25% van de aandelen en/of het stemrecht bezit een UBO, die moet geregistreerd worden.
- Indien één van uw aandeelhouders een rechtspersoon is (vennootschap, vzw, stichting), moet je uitzoeken wie de UBO van deze rechtspersoon is. Mogelijks is hij dan ook UBO in uw coöperatie. De rechtspersoon zelf kan immers nooit UBO zijn. De UBO is steeds een natuurlijk persoon!
- Indien geen enkele aandeelhouder meer dan 25% van de aandelen en/of het stemrecht bezit, dan zijn er onder uw vennoten geen UBO’s.
In dat geval is de “hoger leiding gevende persoon” de UBO.
Dit kan zijn de gedelegeerd bestuurder, de bestuurders die de coöperatie kunnen verbinden. Het kan ook een personeelslid zijn (werkerscoöperaties!).
Maar er zal altijd minstens één iemand UBO zijn binnen je coöperatie. - We geven nog even mee dat de regel om meer dan 25% van de aandelen of het stemrecht te bezitten niet klopt met de specifieke wetgeving van een vzw.
Dat pleit de vzw zeker niet vrij van deze verplichting, integendeel.
De vzw zal de ganse raad van bestuur, de personen die de vzw wettelijk kunnen vertegenwoordigen én het dagelijks bestuur moeten opnemen in het UBO-register. - Stichtingen moeten daarbovenop als extra verplichting ook nog hun stichters vermelden.
Opgelet: je moet steeds door de rechtspersonen kijken die vennoot zijn in je coöperatie, om zo op zoek te gaan wie de UBO van deze coöperatie is.
Stel dat je 4 aandeelhouders hebt die elk 25% van de aandelen hebben, is geen enkele aandeelhouder Uiteindelijk Begunstigde (niemand heeft meer dan 25%). In dat geval zal de wettelijke vertegenwoordiger of de “hoger leidinggevende” in het UBO-register moeten worden opgenomen.
Stel dat 1 van die 4 aandeelhouders een vennootschap is, moet je door de vennootschap doorkijken. Als in die coöperatie opnieuw niemand meer dan 25% van de aandelen heeft, zal ook daar de bestuurder als UBO-moeten geregistreerd worden.
Jouw coöperatie moet dus 2 UBO’s registeren:
- De eigen leidinggevende
- De leidinggevende van de vennootschap die voor 25% aandeelhouder is in jouw coöperatie.
Conclusie
In een aantal gevallen zal het UBO-register invullen niet al te complex zijn.
(geen grote aandeelhouders, 1 gedelegeerd bestuurder)
In andere gevallen kan het een complexe zaak zijn, zeker als er rechtspersonen onder je aandeelhouders bevinden.
De zaken worden wel wat bemoeilijkt, door de aard van gegevens die je moet invoeren en de daarbij horende bewijslast die je als pdf moet uploaden.
Kunnen we helpen?
CoopAcademy
- Coopkracht heeft deze Coop-Flash uitgeschreven met de belangrijkste informatie over deze regelgeving. Je kunt de pdf van de CoopFlash 2 hier vinden.
- Een uitgebreidere toelichting over het UBO-register, de nieuwe regelgeving en wat je als (bestuurder van een) coöperatie precies moet doen, kun je te weten komen tijdens het Coopkracht-Webinar op 14 maart 2019, 12u30-13u30. Je kunt je inschrijven via info@coopkracht.org.
CoopFabrik
We hebben nog maar net de oprichting van onze CoopFabrik gelanceerd in onze vorige nieuwsbrief en we zien al een eerste mogelijke taak waar we jullie in kunnen ondersteunen:
- Vanuit de CoopFabrik komen we graag een uitgebreidere voorstelling geven over de UBO-wetgeving.
Organiseer misschien met enkele andere Coopkracht-leden een regionale bijeenkomst. Zo kan je de kosten van deze infoavond samen delen. - Je kan ons vragen om samen jullie register in te vullen.
(we overlopen dan uiteraard eerst welke info er moet voorhanden zijn). - Je kan aan CoopFabrik, als externe, een volmacht geven en dan zorgen wij dat jullie UBO-register wordt ingevuld.
Voor vragen kan je steeds terecht op het secretariaat van Coopkracht, via info@coopkracht.org
De uitgebreide regelgeving vind je op de website van de overheid: https://financien.belgium.be/nl/ubo-register
